Déployer Tengo à grande échelle : 160 collaborateurs de Rexel onboardés en 5 semaines

Une démarche d’accompagnement structurée et progressive

Tengo a apporté son expertise pour cartographier l’organisation existante, identifier les zones d’optimisation et proposer une approche progressive pour harmoniser les pratiques et former les équipes.

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Étape 1 - Analyse de l’organisation

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Avant de déployer la solution, les équipes de Tengo ont pris le temps de comprendre l’organisation existante  - Louis Charlet, Responsable Grands Comptes Ile-de-France

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• Quels étaient les rôles et responsabilités ?
• Comment se faisait la veille ?
• Quelles différences entre régions ?
• Quelles difficultés rencontraient les équipes ?

Cette analyse a permis de formaliser les pratiques et d’identifier des opportunités : éviter les doublons, centraliser la veille, capitaliser sur l’expertise des CES.

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Les CES sont responsables des marchés en région, mais tous les commerciaux recevaient aussi une veille, ce qui générait des redondances - Axelle Virey, Tengo

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Étape 2 - Un PoC pour expérimenter et valider

Sur la base de l’analyse, un PoC a été lancé sur les régions Ouest et Île-de-France.

Objectifs :

• tester la solution en conditions réelles
• ajuster les paramètres
• mesurer les gains
• et surtout donner la parole aux utilisateurs pour recueillir leurs retours.

La plateforme a été paramétrée avec les CES de ces 2 régions pour intégrer leurs spécificités et fournir une grille d’analyse commune, 100 % adaptée à Rexel.

Résultats du PoC :

• Temps d’analyse des AO divisé par 4 grâce à la fiche de synthèse.
• Veille centralisée par les CES, avec une vision consolidée de l’activité secteur public.
• Forte demande des collaborateurs pour accéder à l’outil.

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Mes collègues utilisent Tengo, quand pourrai-je y avoir accès moi aussi ? - Antoine Lecomte, CES Ouest

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Tout ce temps de travail gagné grâce à Tengo, nous permet de réallouer nos efforts sur des tâches plus stratégiques - Louis Charlet, Responsable Grands Comptes Ile-de-France

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Étape 3 - Formation des CES : créer des relais d’expertise

Après le succès du PoC, Rexel a repensé son organisation et centralisé sa veille régionale autour des CES locaux qui ont été formés en priorité sur Tengo.

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Toute l’équipe de Tengo a été très à l’écoute et surtout très réactive - Tifany Degorgue, CES Nord

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Cette étape a permis de :

• Donner aux CES la capacité de piloter la veille dans leur région.
• Partager une méthodologie commune, tout en laissant une marge d’adaptation locale.
• Créer un réseau de référents capables de soutenir et former les autres collaborateurs.

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Onboarder les CES en priorité, a permis de les transformer en vrais ambassadeurs dans les régions - Christian Rouvière

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Étape 4 - Déploiement national

Grâce à cette préparation minutieuse, le déploiement national a ensuite été très rapide grâce à  :

1. Une interface intuitive, qui facilite l’appropriation.
2. Un accompagnement d’Axelle multi-canal (emails, webinaires, vidéos, 1:1, Teams) pour répondre aux préférences de chacun.
3. Des CES qui sont des relais d’expertise de la plateforme et guident leurs équipes.

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C’est incontestable : la simplicité de l’interface facilite la prise en main - Mickael Chartoire

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L’argument du support illimité nous avait séduit avant de nous engager, Tengo nous a proposé des formations avec une combinaison pertinente de canaux (emails, webinaires, vidéos, 1:1, Teams), ce qui a permis à chacun d’y trouver son compte et de s’approprier l’outil - Christian Rouvière, Directeur des marchés publics

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Résultats en 2 mois

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En 2 mois Tengo est déjà parfaitement adopté. Ce service représente un gain de temps et d’efficacité inestimable pour les équipes - Christian Rouvière, Directeur des marchés publics

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• Le déploiement a été réalisé à la date prévue, sans retard ni accroc.
• Les équipes ont très vite pris l’outil en main
• les gains sont déjà visibles :
  • +200 appels d’offres identifiés
  • +4500 documents analysés avec l’IA ce qui représente un gain de plus de 180h d’analyse
  • • 120h de gagnées par mois grâce à la veille centralisée

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J’ai beaucoup apprécié la transparence de vos retours, grâce à l’engagement du management et des CES, le déploiement de Tengo a été très fluide - Axelle Virey, Tengo