Le problème

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Un projet IA externe de 18 mois qui n'a jamais abouti

SULO avait identifié de longue date le potentiel de l'IA pour analyser les DCE. Le bureau d'études traite plusieurs centaines d'appels d'offres par an, chaque DCE comportant souvent plusieurs dizaines voire centaines de pages. Aller chercher la durée du marché, la formule de révision de prix, les exigences techniques bloquantes ou les zones de risque, c'est ce qui décide d'un go/no-go.

Un prestataire spécialisé en IA a été missionné pour bâtir un outil maison, branché sur l'historique d'appels d'offres de SULO. Le chantier a duré 18 mois. Trois blocages se sont superposés. L'IA n'était pas fiable sur les exigences qu'elle remontait, ce qui obligeait l'équipe à tout vérifier manuellement. La calibration des fiches de synthèse demandait aux équipes opérationnelles des allers-retours sans fin avec le prestataire. Et chaque test sur un nouveau DCE imposait un téléchargement depuis l'outil de veille puis un rechargement dans l'outil maison, une friction documentaire qui a fini d'éroder l'adhésion des équipes.

Pendant ces 18 mois, le bureau d'études a passé un temps significatif sur ce projet au détriment des marchés publics. Le coût d'opportunité est lourd quand la commande publique pèse plus de 50 % du chiffre d'affaires.

Un flux pollué et l'angoisse permanente du dossier « fantôme »

L'outil de veille en place remontait beaucoup de marchés hors-domaine, qu'il fallait écarter à la main avant même de commencer à qualifier les vraies opportunités. Ce seul travail de filtrage prenait quotidiennement plus d'une heure à l'assistante.

Plus grave : à trois ou quatre reprises, des affaires à plusieurs millions d'euros sont passées entre les mailles, par erreur de paramétrage de la plateforme de veille. Un commercial finissait par signaler l'appel d'offres manqué, et un sentiment de défiance s'installait immédiatement dans l'équipe. Yann parle dans ce cas de dossier « fantôme ». Pour un bureau d'études dont l'activité dépend à plus de 50 % de la commande publique, ce n'est pas acceptable.

Une visibilité manager qui se faisait à coup d'Excel

Yann pilotait son équipe d'une vingtaine de personnes à travers un fichier Excel maison. Suivre les décisions de go/no-go, les affectations sur chaque marché, l'état d'avancement des réponses, la vie d'un dossier après le gain : tout passait par une mise à jour manuelle, jamais entièrement à jour car fastidieuse.

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Ce que Tengo a changé

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Opérationnel en 2 heures, avec une IA en laquelle on a confiance

Le paramétrage initial s'est fait en une matinée, sur la base de l'historique d'appels d'offres du bureau d'études. La fiche de synthèse IA livre instantanément, pour chaque DCE entrant, les éléments clés choisis par SULO et que les équipes allaient chercher manuellement dans des centaines de pages : durée, prix, exigences techniques, dates limites, zones de risque.

Au début, les équipes étaient rassurées de pouvoir accéder à chaque fois aux sources précises sur lesquelles l'IA s'était basée. Au fil de l'eau et des vérifications, elles ont arrêté de vérifier les sources.

« L'IA fait un super job. Les résultats sont pertinents, fiables, et au format attendu. On ne regarde quasiment plus les sources, on fait confiance à Tengo. » — Yann Boutte

Ce que 18 mois de chantier interne n'avaient pas produit, deux heures de mise en service Tengo l'ont rendu opérationnel.

Un flux pertinent, et plus aucun dossier fantôme

Les marchés remontés sont dans le domaine d'activité de SULO. Le bruit a baissé, l'équipe gagne du temps sur la phase de filtrage avant qualification. Et depuis le déploiement, aucune affaire n'est passée sous les radars.

« Il n'y a presque pas de pollution. La plupart de ce que je reçois est vraiment dans notre domaine d'activité. » — Alima, chargée de veille, SULO France

Pour Yann, c'est la fin d'un risque qu'il portait en permanence : plus de message gênant d'un commercial qui signale une affaire qui aurait dû être détectée. Sur des marchés à plusieurs millions d'euros, c'est un manque à gagner qu'il n'a plus à craindre.

Le pipeline Tengo a remplacé l'Excel : le manager voit enfin son équipe

Les réunions de go/no-go et le pilotage se font désormais directement depuis le pipeline Tengo. Yann sait à tout moment où en est chaque marché, qui en a la décision, à quelle date la réponse doit être déposée, qui le pilote. Fini l'Excel à maintenir à la main, plus de zones d'ombre dans le suivi.

Le pilotage est rendu. La visibilité manager est devenue une donnée, pas un effort.

Et un effet domino sur l'activité

Le go/no-go, qui pouvait demander 72 à 96 heures auparavant, se prend aujourd'hui en 24 heures. L'objectif interne du bureau d'études était de 48 heures : il est battu. Et ce gain de temps ne se déverse pas seulement dans la vitesse, il permet de la profondeur d'analyse.

« On a un regard plus attentif sur tous les marchés. On va beaucoup plus dans le détail. » — Yann Boutte

Sur l'année, le canal commande publique a vu son taux de transformation progresser de 5 points grâce à Tengo.

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Les bénéfices clés

1. Deux heures pour mettre en service ce qu'on n'avait pas réussi à bâtir en 18 mois. Paramétrage initial guidé, IA nourrie de l'historique d'AO, fiche de synthèse opérationnelle dès la première journée.
2. Une IA fiable au point qu'on ne vérifie plus les sources. La confiance s'est construite en quelques semaines, là où 18 mois d'effort interne n'avaient pas suffi.
3. Aucun dossier fantôme depuis le déploiement. Plus d'affaire à plusieurs millions d'euros qui passe entre les mailles, plus de message gênant d'un commercial.
4. +5 points de taux de transformation grâce à Tengo.

Fonctionnalités de Tengo les plus appréciées

• La fiche de synthèse IA personnalisée : durée, prix, exigences techniques, dates limites et zones de risque restituées en quelques minutes, à partir de l'historique d'appels d'offres du bureau d'études.
• Le pipeline : visibilité complète sur les décisions, statuts et échéances de chaque marché. Remplace l'Excel maison.
• Le filtrage du flux : les marchés remontés sont dans le domaine d'activité, peu de bruit hors-domaine.
• Le paramétrage initial guidé : déploiement opérationnel en 2 heures avec l'équipe Tengo.

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