Rexel souhaitait moderniser et homogénéiser la gestion des appels d’offres publics, tout en garantissant la qualité et la continuité de service. Au-delà d’une simple mise en place d’outil, le projet a été une opportunité pour interroger les pratiques existantes et optimiser la collaboration.

Les enjeux identifiés :

• Former et embarquer plus de 160 collaborateurs sur tout le territoire.
• Composer avec une organisation régionalisée, où chaque territoire avait ses pratiques.
• Répondre aux exigences internes élevées : sécurité IT, contractualisation…
• Assurer une veille continue, malgré la volumétrie : plusieurs dizaines d’appels d’offres analysés chaque mois.

Une démarche d’accompagnement structurée et progressive

Tengo a apporté son expertise pour cartographier l’organisation existante, identifier les zones d’optimisation et proposer une approche progressive pour harmoniser les pratiques et former les équipes.

‍

Étape 1 - Analyse de l’organisation

‍

Avant de déployer la solution, les équipes de Tengo ont pris le temps de comprendre l’organisation existante  - Louis Charlet, Responsable Grands Comptes Ile-de-France

‍

• Quels étaient les rôles et responsabilités ?
• Comment se faisait la veille ?
• Quelles différences entre régions ?
• Quelles difficultés rencontraient les équipes ?

Cette analyse a permis de formaliser les pratiques et d’identifier des opportunités : éviter les doublons, centraliser la veille, capitaliser sur l’expertise des CES.

‍

Les CES sont responsables des marchés en région, mais tous les commerciaux recevaient aussi une veille, ce qui générait des redondances - Axelle Virey, Tengo

‍

Étape 2 - Un PoC pour expérimenter et valider

Sur la base de l’analyse, un PoC a été lancé sur les régions Ouest et Île-de-France.

Objectifs :

• tester la solution en conditions réelles
• ajuster les paramètres
• mesurer les gains
• et surtout donner la parole aux utilisateurs pour recueillir leurs retours.

La plateforme a été paramétrée avec les CES de ces 2 régions pour intégrer leurs spécificités et fournir une grille d’analyse commune, 100 % adaptée à Rexel.

Résultats du PoC :

• Temps d’analyse des AO divisé par 4 grâce à la fiche de synthèse.
• Veille centralisée par les CES, avec une vision consolidée de l’activité secteur public.
• Forte demande des collaborateurs pour accéder à l’outil.

‍

Mes collègues utilisent Tengo, quand pourrai-je y avoir accès moi aussi ? - Antoine Lecomte, CES Ouest

‍

Tout ce temps de travail gagné grâce à Tengo, nous permet de réallouer nos efforts sur des tâches plus stratégiques - Louis Charlet, Responsable Grands Comptes Ile-de-France

‍

Étape 3 - Formation des CES : créer des relais d’expertise

Après le succès du PoC, Rexel a repensé son organisation et centralisé sa veille régionale autour des CES locaux qui ont été formés en priorité sur Tengo.

‍

Toute l’équipe de Tengo a été très à l’écoute et surtout très réactive - Tifany Degorgue, CES Nord

‍

Cette étape a permis de :

• Donner aux CES la capacité de piloter la veille dans leur région.
• Partager une méthodologie commune, tout en laissant une marge d’adaptation locale.
• Créer un réseau de référents capables de soutenir et former les autres collaborateurs.

‍

Onboarder les CES en priorité, a permis de les transformer en vrais ambassadeurs dans les régions - Christian Rouvière

‍

Étape 4 - Déploiement national

Grâce à cette préparation minutieuse, le déploiement national a ensuite été très rapide grâce à  :

1. Une interface intuitive, qui facilite l’appropriation.
2. Un accompagnement d’Axelle multi-canal (emails, webinaires, vidéos, 1:1, Teams) pour répondre aux préférences de chacun.
3. Des CES qui sont des relais d’expertise de la plateforme et guident leurs équipes.

‍

C’est incontestable : la simplicité de l’interface facilite la prise en main - Mickael Chartoire

‍

L’argument du support illimité nous avait séduit avant de nous engager, Tengo nous a proposé des formations avec une combinaison pertinente de canaux (emails, webinaires, vidéos, 1:1, Teams), ce qui a permis à chacun d’y trouver son compte et de s’approprier l’outil - Christian Rouvière, Directeur des marchés publics

‍

Résultats en 2 mois

‍

En 2 mois Tengo est déjà parfaitement adopté. Ce service représente un gain de temps et d’efficacité inestimable pour les équipes - Christian Rouvière, Directeur des marchés publics

‍

• Le déploiement a été réalisé à la date prévue, sans retard ni accroc.
• Les équipes ont très vite pris l’outil en main
• les gains sont déjà visibles :
  • +200 appels d’offres identifiés
  • +4500 documents analysés avec l’IA ce qui représente un gain de plus de 180h d’analyse
  • • 120h de gagnées par mois grâce à la veille centralisée

‍

J’ai beaucoup apprécié la transparence de vos retours, grâce à l’engagement du management et des CES, le déploiement de Tengo a été très fluide - Axelle Virey, Tengo

Fonctionnalités de Tengo les plus appréciées

L’analyse automatisée des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) permet d’identifier en quelques secondes les points clés du dossier : exigences techniques, critères de sélection, pièces manquantes, etc

‍

Le pipeline Tengo permet de répartir les appels d’offres entre les équipes, de suivre l’avancement de chaque dossier et d’avoir une vision consolidée de l’activité.


L'anticipation des renouvellements permet également de préparer les marchés qui arrivent à échéance.

Objectifs futurs avec Tengo

Rédaction assistée des mémoires techniques : Automatiser la création des mémoires en réutilisant les contenus existants et en proposant des suggestions adaptées à chaque appel d’offres pour gagner encore plus de temps.