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Insign : qualification des appels d’offres deux fois plus rapide grâce à l’IA
- 50 %
de temps sur la première qualification d’un AO
≈ 50
appels d’offres triés chaque mois
« On devait avoir nos propres moyens de gérer les appels d’offres publics. »
Pierre Le Bastard, Responsable New Business, Insign
Le problème
Une solution historique présentée comme la plus complète du marché, mais chronophage et difficile à exploiter au quotidien
La plateforme précédente présentait un catalogue exhaustif de codes CPV et de mots-clés. Sur le papier, elle couvrait tout. Dans les faits, elle remontait surtout du bruit : des marchés sans rapport avec le métier de l’agence, mélangés aux dossiers à ne pas rater. L’équipe AO passait son temps à trier avant d’arriver aux opportunités qui méritaient un arbitrage, et devait ensuite recroiser les liens dans ses propres outils. L’outil devait être complété par des tableaux Excel pour suivre les marchés, des dossiers de favoris pour retrouver les plateformes acheteurs.
Un processus de tri manuel, chronophage et difficilement scalable
Chaque marché reçu devait être ouvert, lu, comparé à l’expertise demandée, puis arbitré. Une minute par dossier en moyenne, multipliée par plusieurs dizaines de marchés chaque mois. Quand le volume montait (pics de remise en compétition de grosses institutions, sortie d’élections, calendriers contraints), il fallait composer entre la finesse de lecture et la couverture du flux. Élargir les mots-clés revenait à multiplier les heures de tri.
Un outil peu collaboratif, qui concentrait la qualification sur un seul interlocuteur
La gestion du pipeline d’AO public reposait sur une seule personne dédiée. L’interface moins intuitive ne permettait pas un partage aisé et une approche collaborative.
Ce que Tengo a changé
Un espace de travail et un pipeline AO public centralisé, qui remplace l’assemblage Excel, favoris et alertes mail
Tengo a remplacé l’assemblage Excel + favoris + alertes mail par une plateforme intégrée et cohérente. Les marchés identifiés, les plateformes acheteurs et les documents du dossier de consultation sont désormais accessibles en un clic, depuis un même espace. L’équipe ne perd plus de temps à retrouver des liens, à recroiser des fichiers ou à reconstituer le fil d’un dossier. Le pipeline est devenu l’écran de travail.
« C’est une expérience utilisateur pensée pour le métier, dans un domaine qui avait été laissé de côté. On sent que l’outil a été conçu pour simplifier la vie de ceux qui font du sourcing AO au quotidien. »
Pierre Le Bastard, Responsable New Business, Insign
Le parcours AO d’Insign n’a plus à être bricolé en interne : il s’exécute dans un outil adapté.
Une analyse IA en première lecture qui divise par deux le temps de qualification
Là où il fallait auparavant ouvrir et parcourir un dossier complet avant de décider d’engager l’équipe, Tengo restitue immédiatement les éléments décisifs du marché dès la première lecture : objet, type de procédure, durée, livrables attendus, critères de notation, budget. Le Go / No Go intervient désormais en quelques secondes, sans friction.
« Tengo utilise l’IA à bon escient : elle va chercher les informations de qualification là où elles se trouvent, dispersées dans les pièces du dossier, et les restitue de façon lisible. »
Mickael Peyrot, Directeur Conseil Technique, Insign
La première lecture, qui consommait l’essentiel du temps de qualification, est divisée par deux.
Une couverture marché plus large, sans surcoût de temps
Avec la qualification manuelle, élargir les mots-clés revenait à multiplier les heures de tri. Avec l’analyse IA en première lecture, la logique s’inverse : Insign peut désormais activer davantage de mots-clés, couvrir plus de niches métier, et arbitrer rapidement chaque marché remonté. Le filtre ne se situe plus à l’entrée du flux ; il est dans la décision.
« Grâce à Tengo, chaque domaine d’activité a son propre flux. Ça a rendu la collaboration plus naturelle et simplifié les interactions entre le new business et les équipes concernées. »
Mickael Peyrot, Directeur Conseil Technique, Insign
Et un effet domino sur les pics de charge
La conséquence se vérifie au moment où l’équipe en a le plus besoin. Sur le début de l’année 2026, Insign a absorbé une vague exceptionnelle de gros marchés : de grosses institutions remettant leur communication en compétition. Pierre Le Bastard décrit un « gros début d’année » qu’il a tenu seul, avec Tengo en outil pivot pour absorber le volume sans perdre la finesse de qualification. L’outil est désormais ancré dans le quotidien de la cellule AO, et fait partie des process internes d’Insign.
Les bénéfices clés
- Un parcours AO outillé de bout en bout. Plus d’Excel, plus de favoris, plus de fichiers parallèles : un seul espace pour détecter, qualifier, suivre et arbitrer.
- Une qualification deux fois plus rapide. L’analyse IA en première lecture absorbe le temps que prenait l’ouverture manuelle des dossiers.
- Une couverture marché élargie sans surcoût de temps. Activer plus de mots-clés ne coûte plus ce que ça coûtait, parce que le tri est outillé.
- Une absorption des pics sans embauche. Sur les périodes denses, l’équipe maintient sa cadence sans dégrader la qualité de réponse.
Fonctionnalités de Tengo les plus appréciées
- Pipeline AO centralisé : tous les marchés, plateformes, documents et statuts dans un seul espace, à la place d’un assemblage Excel + favoris + boîte mail.
- Analyse IA en première lecture : les éléments décisifs du dossier (objet, type de procédure, budget, durée, livrables, critères) restitués en quelques secondes pour arbitrer rapidement.
- Flux multi-expertises (CPV × mots-clés croisés) : un paramétrage par métier qui couvre toute la diversité d’une agence 360°, ajusté en continu avec l’équipe CS.
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